시스템 - 업무흐름도

총정리 기초 5 - 업무흐름도

프로세스 파악과 업무흐름도를 헤깔린다고 하시는 분들이 많이 있다.
이것을 이해하기 위해서는 먼저 구매관리시스템과 구매프로세스에 개념을 정립하여야 할 것이다.

모든 시스템은 표준화된 용어를 사용하는 데 의미가 있기 때문에
에 대한 규격을 읽어보라고
아무리 입에 게거품 물면서 떠들어도 콧방귀도 안 뀌면서 헛소리는 장황하게 늘어 놓는다.

<용어>
프로세스 : 입력을 출력으로 변환시키는 상호 관련되거나 상호 작용하는 활동의 집합

3.2.1 시스템(system)
상호 관련되거나 상호 작용하는 요소의 집합

3.4.5 절차(procedure)
활동 또는 프로세스(3.4.1)를 수행하기 위하여 규정된 방식
비고 1 절차는 문서화될 수도 있고 문서화되지 않을 수도 있다.
비고 2 절차가 문서화되면 ‘작성된 절차’ 또는 ‘문서화된 절차’라는 용어가 흔히 사용된다.
절차를 포함하고 있는 문서(3.7.2)는 ‘절차서’로 부를 수 있다.

상기 용어를 보면 시스템과 프로세스는 비슷한 용어로서 <활동과 요소>라는 차이가 있다.
그래서 반야는 오랫동안 고민끝에 프로세스는 결국 업무흐름도와 같은 개념으로 결론을 내리고
구매시스템은 구매프로세스, 인원, 문서와 기록, 구매장비 등 모든 요소를 집합한 개념이라면
구매프로세스는 구매활동에 대한 입력과 출력에 대한 활동을 모아 놓은 구매업무흐름도로 표현을 한다.

이것은 흔히 우리가 상식적으로 말하는 제조프로세스에 대한 개념에서 접근한 것이다.
제조프로세스는 절단- 가공 - 조립 - 포장 등의 각각 활동을 말하는 것이므로 결국에는 제조흐름도를 말하며
각 활동에는 작업순서, 장비와 시설, 사람, 문서와 기록, 성과지표/목표 등이 포함되어야 한다.

물론 반야 말대로 시험을 보았다가는 큰일나므로 본인들이 알아서 더욱 더 개념을 정확하게 설정하기를 바라며
나중에 반야가 이해할 수 있도록 이 방에다 올려주면 감사하다는 말은 꼭 전할 것이다.

조직을 구성하고 업무를 파악하고 나면 파악된 업무에 대한 업무흐름도를 그려야 한다.
개발되는 제품도 제조공정도를 그린 다음에 개발을 위하여 준비를 하는 것처럼
업무도 반드시 업무흐름도를 작성한 후에 업무를 시작하여야 하는 것이다.

80년대 사규를 만들 때에는 모든 규정 뒤에 "첨부 1. 00업무흐름도"를 첨부하였는데
90년대 ISO라는 서양놈이 이 땅에 상륙하자마자 사규라는 것은 구닥다리라고 하면서
업무흐름도는 불필요한 것이라고 하여 죄다 없애버렸고 규정이라는 말은 절차서로 바꾸어야만 했었다.

그런데 2000년도에는 다시 이미 없애버린 업무흐름도를 "프로세스"라는 미국식 이름을 달고서 나타나기
시작하였고 멀쩡한 규정이나 절차서 대신 이제는 업무흐름도만 있어도 된다고 착각을 하고 있고
어떤 기업들은 또라이시스템 만드는 것을 자랑하는지 규정도, 절차서도 아닌 이상한 6각형 거북이 형태를
그려 놓고 도대체 무엇을 하자는 것인지 알 수가 없구료…

* 거북이는 프로세스를 파악하는 자료이지 결코 기업의 문서가 아니라는 것을 잊지 말라.
거북이가 되었든 코끼리가 되었든 해당 프로세스 내에 어떤 활동들이 있는 지를 파악하여
이것을 시스템으로 전환하여야 하는 데 거북이 그 자체를 시스템화 시킨 것을 보고 나서
웃어야 할 지 울어야 할 지 아직도 감을 잡지 못할 정도로 반야는 아둔한 사람이다.

업무흐름도 제조공정도 그리듯이 자기가 하고 있는 업무 활동에 대하여 순서대로 집합시켜 놓고
각 활동에 대한 입력물과 출력물을 파악하여 보여주면 되는 데 이것을 또한 보노라면 활동인지
입력물인지 출력물인지 똥오줌도 못 가리는 30~40대들 보면 나이가 아깝다는 생각이 든다.

활동 : 주문, 발주, 입고, 조사, 평가, 검사, 검증…등등이고
입력물/출력물 : 각 종의 문서와 기록들이다.

그런데 "주문서 작성, 생산보고서 검토…" 등등 활동과 입/출력물을 같이 사용하니까
업무흐름도를 작성하기가 매우 애매모호하다는 것이다.

제발 쪽팔리게 좀 살지 말고 문서 하나를 만들어도 누가 보아도 감동은 아닐망정 쓰레기 취급받는
문서를 만들지 말고 살기를 이 방에 오시는 분들에게 간곡하게 부탁을 드리는 바이다.

어떤 이는 잘못된 사항을 지적을 해주면 도옷도 모르면서 그런 것도 자존심이 상한다고 생각하는 지
계속 우기거나 변명을 나열하고 사는 데 사람답게 철이 들기를 바란다.

또한 무식위 첨단을 날아다니는 말 중의 하나가 "전에 심사할 때 0위원은 이렇게 하라고 했는데요"라고
하는데 "만일 그 친구가 죽으라고 하면 죽을래요?" 반문을 하면서 왜 화는 내는 것인지?

심사원이 말하면 모두 가 정답인 줄 안다. 천만만만의 말씀이다.
ISO 요구사항에도 "외주처리했다고 책임을 면하는 것은 아니다"라는 말을 기억하라.

반야는 간신히 볼펜 굴려서 그것도 모든 시험에 몇 번씩이나 떨어진 끝에 간신히 합격을 한
장본인으로서 심사원이나 기업체 관리자나 앉은 자리만 다를 뿐 같은 수준이라고 보면 된다.

심사원이란 또는 자격증이라는 것은 그 분야의 최소한 능력을 보장하는 것이지 그 분야에 대한
모범 답안이 아니라는 것을 몰라서 그러는가? 만일 그러면 그 사람은 정말 문제가 있는 사람이다.
사장님들은 하루빨리 심각하게 생각하여 그런 관리자는 빨리 사랑하는 가족의 품으로 보내주어야 한다.

무슨 업무를 할 때는 반드시 업무흐름도 꼭 작성하세요.
관리자의 제품은 계획서, 보고서, 검토서, 성적서 등을 의미하고 있으므로 이것들은 개발/작성하기
위하여는 제조공정도/업무흐름도를 작성하여 도면/양식에 따라 제품을 생산하여야 하는 것이다.

너무 길면 읽는 사람들 눈이 지루하게 되므로 업무흐름도 만들든지 말든지 여기서 땡!!!

출처 : 할미꽃당신

글쓴이 : 반야般惹서생 원글보기

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