시스템 - 문제점 파악

총정리 기초 6 - 문제점 파악

시스템이라는 것을 수립, 구축, 개선하기 전에 반드시 해야할 것이 있는 데 바로 그것은
현재 기업이 안고 있는 각 부서에서, 각 관리자나 팀장이 안고 있는 문제점을 파악해야 하는 것이다.

자기 몸무게가 얼마인지도 모르는 데 살을 뺀다는 미친 년들이나
자기가 어디가 아픈 줄도 모르고 그냥 가장 가까운, 가장 빠르게, 가장 싸게 진료하는 병원을 찾아서
무조건 치료를 해달라고 하거나 건강진단서나 끊어 달라고 하는 미친 놈들이 아주 마~~~안~~많이 있다.

몸무게를 줄이겠다고 하면서 무조건 빨리 빼고 싶다고 살이 귀찮다고 허벅지를 성큼 베어내거나
심지어 어떤 미친 년은 아예 허벅지 하나를 잘라내니까 몸무게가 줄어 들어 홀가분하다고 하는 것처럼
요즘 근래 들어서 이런 식으로 시스템을 구축하겠다는 미친 기업들이 폭발적으로 늘어나고 있다.

가장 빠르게, 싸게를 외쳐대면서 자기 건강하고는 아무런 상관없이 건강진단서를 끊어달라고 하는
미친 놈은 결국 돌팔이 수의사에게 찾아가 일주일 만에 종합건강진단서를 싸게 발행받아 액자로
자기 뒤 벽에 걸어 놓고서는 매일 비싼 위장약, 간장약, 신경통약을 한 웅큼씩 쳐 먹느라 바쁘다고 하는
것처럼 한국의 수많은 기업들이 대부분 이런 식으로 기업의 건강진단서를 발부 받아 놓고 있다.
반야는 결코 돌팔이 수의사는 아니었지만 하는 짓은 똑같이 하고 살았으니 결국 그런 놈이 되었었다.

요점은 그럼 무엇이냐? 시스템을 올바르게 수립하자는 것이다.
그럼 어떻게 무엇을 할 것인가를 이야기하려고 서두를 더럽게 장식한 것이다.
성질 더런 놈들은 그냥 침을 뱉고 나가 것이고 미래를 위해 사는 분들은 참고 읽어 줄 것이다.^^;;

시스템을 수립하기 전에 제일 먼저 해야할 일은 자기 기업의 시스템을, 부서의 프로세스를,
자기의 업무 상태를 파악하여 여러가지 실제적인 그리고 잠재적인 문제점들을 표출하여 문서화하고
이에 대한 1차, 2차, 근본원인을 분석하여 각 원인별로 6하원칙에 의하여 대책을 마련해야 하는 것이다.

그런데 이 문제점을 찾아내는 것조차 만만하지가 않다는 데 문제가 있는 것이다.
자기 기업의, 자기 부서의, 자기 업무의 문제점을 찾아낸다는 것은 불가능한 일이지요.

그래서 외부 전문 지도위원의 도움이 필요하다는 것입니다.
집안을 깨끗하게 유지해야 한다는 것을 잘 알면서도 평상시에는 잘 못하지만 외부 손님이 올 때면
아무리 힘이 들어도 아무리 시간이 없어도 청소를 해야 하는 것처럼 외부 힘이 작용해야 하지요.

하지만 외부 전문가의 도움을 받아야 한다는 것을 알면서도 또 다른 문제는 이렇게 해야만
시스템이 구축된다는 것을 알고 있는 지도위원도 적을 뿐더러 알고 있는 지도위원은 비용이 비싸서
어설프게 잔돈 받고 지도를 안 해준다는 것이 문제로 남아 있기에 결국 스스로 해야한다는 것입니다.

아무리 힘들고 어렵다고 하더라도 기업의 관리자 스스로 해야 한다는 것이지요.
원래 반야가 이런 쪽에 꿈을 가지고 지금까지 공부를 하고 연구를 하였는데 시장이 더러워져서
반야도 포기하고 결국 다시 공장으로 들어가 직접 해보려고 하였는데 하필 찾아간 공장이
우선 당장 먹고 살기도 깝깝한 곳이라서 이나마도 못하기에 속이 뒤집어 진다는 것이지요^^;;

문제점을 찾는 방법은 여러가지가 있으며 그것도 체게적으로 해야 하며 문제점을 찾았다 하더라도
그 문제점을 정리정돈할 사람이 분석할 능력이 없으면 또 개털이 되기에 아무쪼록 시스템 구축은
어려울 수 밖에 없어 반야와 같은 사람이 해야 하는 데 써 먹을 데가 없음은 이것이 천운인가 합니다.

<방법>
1. 설문서
전 종업원이 각 자가 느끼는 문제점을 주제없이 작성하여 제출하는 방법이다.
그러나 종업원의 자질이 낮아 주제가 없으면 항목을 정하여 할 수도 있으나 너무나 복잡하지도 않고
그렇다고 서너개만 할 수도 없고 현재 각 기업에서 누구나 느끼고 있는 사항을 찾아서 해야 하는 것이 좋고
설문이 단 한 번으로 끝나는 것이 아니라 정기적으로 지속적으로 하는 것이라서 설문을 할 때마다
갱신하여 하면 되기 때문에 처음부터 전문가처럼 잘 할 필요는 없는 것이다.

그러나 항목을 정하게 되면 다른 여러가지 잠재적인 문제점이 노출되지 않는 단점이 있기 때문에
반야의 경험에 의하며 먼저 주제없이 자유자재로 설문서 작성하는 방법만 교육한 뒤 실시하는 것이 좋고
정보가 생각보다 좋지 않으면 이때 설문 항목을 정하여 다시 해보는 것이 좋다.

또한 머리가 좋은 관리자라면 전 종업원들에게 자기가 설문서를 작성한 다음에 제안이 될 사항은
제안서로 다시 작성하여 제출할 수 있도로 하면 저절로 예방조치 데이터를 만들어 낼 수가 있는 것이다.

설문서는 사장을 제외하고 부사장을 비롯하여 전 종업원이 작성하여야 하고 이것을 기한내에 제출하지 않으면
월급은 설문서를 제출할 때까지 지급하지 말며 대신 제안서는 제출되면 500원씩 채택이 되면 1000원씩
그리고 유형효과에 대하여 포상기준에 따라 지급을 하는 것이 바람직한 것이다.

이렇게 하면 TS 요구사항 자료가 서너개 쏟아지는 데 왜 이런 것을 안 하는 지 모르겠다.
실제 해보면 아무것도 아닌 당연한 일이었던 것이고 설문을 하는 목적을 심사용이 아니라
자기 기업의 관리시스템 개선을 위하여 하다보면 진짜로 종업원이 무슨 생각을 가지고 일을 하고 있는 지
알 수가 있고 아울러 기업을 경영하는 것은 사장 혼자서가 아닌 전 종업원이 참여하는 것이라서 아주 좋은
방법인데도 불구하고 머리도 매우 안 좋은 사장과 관리자들은 시간이 없다고 죽어도 안 하고 있다.

2. 진단
전문가로부터 진단을 받아 기업의 모든 기능을 진단하는 방법인데 이 방법이 제일 좋으나 비용이 비싸고
외부의 힘을 빌어야 하는 것이라서 내부에서 적극적인 도움이 없다면 수박 겉핥기 식으로 진단자료는
화려한데 실속은 없는 것인데도 대부분 기업들이 많이 채택하고 있는 방법이다.

3. WORK SHOP
각 계층별로 자제적으로 또는 외부 전문가의 도움을 받아 브레인스토밍 방법을 통하여 현재 지니고 있는
문제점을 함께 돌출하여 대안을 개선하고자 하는 방법인데 이 방법은 다만 한 가지 흠이라면 참여하는 사람들의
자질들이 있어야 하는 데 많은 기업들의 WORK SHOP 내용을 보면 대가리 채우는 데 만족하고 만다.

자질이 없는 사람들이 이 방식을 택하면 주제의 초점이 흐려지는 경우가 많고 시간만 질질 끌고 있거나
아니면 자기들끼리 치고 박는 싸움까지 일어나는 경우가 있어 여러모로 상당한 프로그램 준비가 필요하다.

<반야의 권장사항>
첫째로 설문을 돌린 후에 분석한 자료를 가지고 WORK SHOP을 하는 것이 제일 좋은 방법이며
둘째로는 진단을 받아 그 결과를 가지고 WORK SHOP을 하는 것도 좋은 방법이다.

흔히 아무 준비도 없이 그냥 WORK SHOP을 한다고 날짜 잡아 어느 휴양지에 가서 실컷 술이나 쳐 먹고
밤새도록 고돌이나 때리다가 돌아오면 그 다음 업무에 오히려 해악을 끼치는 경우가 대다수이다.

무엇 하나를 하더라도 올바르게 알고 하는 것이 아니라 남들 하는 껍데기만 보고서 지랄들 하면
항상 역효과가 발생하므로 제대로 공부하고 준비하고 실행하여야만 돈도 적게 들고 재미도 있고
실질적으로 시스템 개선도 되고 소위 일석삼조가 되는 기회를 못 살리고 있는 것이 안타깝기만 하다.

처음부터 잘 할 수는 없지만 그렇다고 개판으로 할 수는 없지 않은가?
몇 천 만원씩 돈 들여 가지고 겨우 디스켙 하나 받아서 그것도 쓰레기 시스템 베끼느라 생고생 하지 말고
이왕 시스템 구축하는 것 제대로 하여 사장으로부터 능력도 인정을 받고 자기 보람도 찾을 수 있는 계기가
되기를 꼭 바라면서 반야의 농담을 마치는 바이다.

왜 농담이냐고? 그것은 여러분들이 안 하겠다는 것을 하기 싫은 것을 자꾸 하라고 해야하니까
그래도 죽으면 죽었지 안 하는 사람들이 더욱 많으니까 농담이라고 하는 것이다.

짜이찌엔…

<첨부 사족>
모든 부적합에 대한 원인 및 대책들은 3단계로 그것도 좌우 대칭으로 해야 한다는 것이다.
간혹 어떤 또라이들은 위 아래도 하고 있으나 그 자체가 잘못된 것이 아니라 시스템을 한 눈에
파악하거나 이해 또는 활용하기가 엿 같으니까 반드시 좌우로 작성할 것을 권장한다.

문제점----------------원인------------------ 대책
(부적합사항)-------4M 이용 분석 -------6하원칙에 의한 대책이 필수이다.

위아래로 이런 것을 작성하려면 머리가 반야처럼 좋아야 한다.
머리도 나쁜 아이들이 꼭 이런 것을 작성할 때 위아래로 하다보니까
문제점에 대한 원인이 없을 때도 있고 원인은 있는데 대책이 없을 때도 있다.

나란히 나란히 나란히….옆으로 나란히 나란히 나란히
무식한 고객들이 멍청한 양식을 사용한다고 그대로 따라가려관 하지 말고
자기 기업의 시스템에 대한 양식은 항상 좌우로 작성되는 양식을 활용하여야 할 것이다.

출처 : 할미꽃당신

글쓴이 : 반야般惹서생 원글보기

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