시스템 - 프로세스 파악

총정리 기초 4 - 프로세스 파악

무슨 일을 할 때는 막연하게 대충하면 잘 안 된다는 것을 모두가 잘 알 것이다.
그래서 방침과 목표를 정해 놓고 하라는 아주 상식적인 것이 ISO인데 ISO가 어렵다고 한다면 그 사람은
아마도 상식적이지 않은 사람 즉 몰상식한 사람이라고 할 수 밖에 없는 것이다.

등산을 갈 때도 막연하게 누구랑, 언제, 몇 시에, 얼마의 비용으로 갈 것인지 질문을 하면 잘 아는 사람도
그럼 업무는 왜 그렇게 안 하십니까? 물어 보면 일하고 노는 것하고 어떻게 같습니까? 오히려 인상을 쓰며
반문하는 인간들 보면 그냥 확 주둥이..아차차 이제는 고운 말로 입을 때려주고 싶다는 것이다.

프로세스 파악도 이와 마찬가지로 손오공 머리털 뽑아 여의봉 휘두르면 저절로 파악되는 것이 아니라
프로세스 파악하는 방법을 알아야 하는 데 기껏 배운 것이 거북이 새끼 그려놓고 장난하다가 말았을 뿐이었다.

기업에서 거북이 새끼로 프로세스를 파악하여 시스템을 수립할 수 있다면 얼마나 재미있고 좋을까?
거북이 새끼는 이제 그만 잊어불고 그냥 거북이 새끼에 명시된 사항을 가지고 아주 세부적으로 파악하기를 빈다.
교육용 자료와 실전용 자료를 착각하여 주댕이 나불거리는 인간들 따라서 시스템 수립하다가는 인생 조진다.

경력사원이 회사에 입사하면 누구나 다 일정기간 동안 <업무파악>을 한다고 한다.
그런데 이 업무파악을 하는 것을 보면 전부 입과 눈, 귀 등 오감으로만 파악하는 문맹화된 이들이다.

최근 입사한 모든 분들에게 그 동안 무엇을 했는지 질문을 하면 100% 모든 분들이 업무파악을 했다고 하며
그 파악한 업무를 보자고 하면 국가비밀인지 기업비밀인지 보여 줄 생각을 안 하는 지 한 번도 본적이 없다.

ISO에서도 말하는 <프로세스 파악>이 바로 이 업무파악이라는 것이다.
어느 ISO 해설집을 보니까 "과업"과 "프로세스"가 다르므로 프로세스 접근을 다르게 해야 한다고 했는데
이런 친구들은 밥 먹을 때 <반찬을 파악하는 것하고 FOOD를 파악하는 것하고 다르다>고 말하는 것이다.

이 반야의 생각에는 아마도 그렇게 해설을 한 본인이 옛날에 업무파악이 개판이었기 때문에 이제부터라도
업무파악을 할 때 구체적이고, 체계적으로 파악을 하자고 하는 의미에서 그렇게 해설을 하지 않았을까 한다.

시스템을 수립하는 것은 일을 체계적으로 하고자 함이고 일을 하기 위해서는 일에 대한 전반적인 사항을
파악하여 <없는 것은 만들고 불필요한 것은 없애고 잘못된 것은 고치고> 그런 다음에 자기가 해야할
일에 대하여 방향과 목표를 정하여 "요잇~~, 땡?"하고 출발을 해야 하는 것이다.

파악한 업무를 혼자서만 알지 말고 여러 사람이 이용할 수 있도록 문서로 만들어 체계를 갖추면
바로 ISO 시스템이 된다는 것을 알고서도 일부러 안하는 사람들은 도둑놈들이다.

향후 말로만 업무 파악했다고 하지 말고 문서로 만들어 정리를 하기를 바라는 것이다.
비단 새로운 사람만이 업무 파악을 하는 것이 아니고 우리가 일년에 정기적으로 병원에서 진단을 받듯이
자기 업무도 일년 동안 얼마만큼의 변화가 있는지 파악을 하여 매년 자기 업무를 갱신하여야 할 것이다.

오죽하였으면 ISO에서도 시스템을 수립할 때 제일 처음에 프로세스파악부터 하라고 하였을까?
a) 품질경영시스템에 필요한 프로세스 파악 및 조직 전반에 걸친 프로세스 적용의 파악 (1.2 참조)
b) 프로세스 순서 및 상호작용의 결정
c) 그 프로세스에 대한 운영 및 관리가 모두 효과적임을 보장하는데 필요한 기준 및 방법의 결정
d) 그 프로세스의 운영과 모니터링을 지원하는데 필요한 정보와 자원의 가용성 보장
e) 그 프로세스의 모니터링, 측정 및 분석
f) 그 프로세스에 대한 계획된 결과와 지속적 개선을 달성하는 데 필요한 조치의 실행

상기가 바로 시스템을 수립하기 위한 첫 출발점이며 상기 6가지 요구사항이 바로 시스템의 모든 것을
함축하여 명시한 것으로서 ISO 요구사항의 헌법과 같은 의미를 지닌 것이라는 것을 알아야 한다.

업무를 파악하고 나서는 문서화하는 과정에서 업무에 대하여 분류를 하여야 하는 데 생각보다
쉽지가 않으며 이 <업무분장>도 해보지 않은 사람은 수 십번 수 백번의 개정을 하여야 눈을 뜨게 될 것이다.

업무도 크기가 있어 업무를 크기에 따라 분류하고 업무에도 PDCA 순서가 있어서 업무를 순서대로
나열을 할 줄 알아야 비로소 업무분장이 되는 것이라고 다른 사람들에게 보증을 할 수 있다.

그래서 반야도 여러저러 고민끝에 그냥 옛날에 했던 방식대로 권장을 하는 것인데
이런 방식조차도 따라서만 하려고 하지 말고 도대체 뭐땀시 프로세스를 파악하고 파악한 다음에는
누가, 어디에, 어떻게 하려고 했는지를 생각을 하고 해야지 뇌에 주름이 없는 인간들은 무대포로 일을 한다.

예) 구매프로세스
ISO 에서 이 <구매 프로세스>를 파악 좀 하라니까 기업의 관리자분들은 대부분 무엇을 했을까?
후다닥 가장 비용 싸게 장사하는 사기꾼 수배하여 디스켙 얻어다가 똥인지 된장인지도 모르고
이름만 구매프로세스라고 적혀있는 종이쓰레기 만들어 놓고 얼굴 뻔뻔하게 심사 받는 다고 하니 에잉…..

만일 내가 구매부서에 오늘 입사를 하였다.
제일 먼저 알아야 할 것이 무엇일까? 그 다음에 알아야 할 것이 무엇이고 그 다음에는 또 그 다음에는.
이렇게 끊임없이 알아야 할 것들은 그냥 머리도 나쁜 사람들이 대가리만 들고 고개 끄덕거리지 말고
종이에 메모 좀 하면서 궁금한 것은 물어도 보고 그러다가 어두어져서 퇴근시간 다 되었다고 퇴근하지 말고
오늘 배웠던 것을 누가 보아도 <알기 쉽고 편하고 신속하고 정확하게 그리고 멋있게> 정리를 하라는 것이
바로 업무를 파악하는 과정이며 즉 프로세스를 파악하는 것이고 시스템을 수립하는 것이다. 알간?

상기와 같이 업무를 파악해 본 사람이 있었으며 그렇게 정리해 본 사람이 있었을까?
당근 있다. 누구냐고? 유구무언이다. 그런데 웃기는 것은 시스템 관련 기관에서 일을 할 때는 안했다.

만일 반여가 입사를 하였다면…그런 입장에서 작성하는 것이지 특별난 것은 아니다…
1. 구매부 인원현황
앞으로 함께 일할 우리 식구들에 대하여 신상파악을 확인한다.
마누라와 자식보다도 더 많은 시간을 함께 보내야 할 식구들에 대한 정보를 파악하는 것이 제일 중요하다.

2.구매품의 분류/종류/규격/모델/단가/공급자/리드타임/로스율/안전재고 등
구매부서니까 당근 알아야 할 것은 도대체 어떤 물건들을 구매할 것인지 파악하여야 한다.
상기 말고도 더 알아야 할 것이 엄청 많지만 최소한 상기 사항은 파악하는 것이 좋지 않을까?

또한 구매한 물품이 어느 부서에서, 어느 제품에서, 어느공정에서 어떤 용도로 사용되어 지는 지를 알고 싶다.
그래서 신청한 사람들이 신청한 내용이 잘못되었을 때 바로 잡아줄 줄 아는 능력을 보유하고 싶다.

3.구매품의 구매에 대한 책임과 권한
각 구매품에 대하여 최종 승인자가 누구인지를 알고 싶다.

4. 구매주기
구매의 적정시점을 알고 싶다.
각 구매품에 따라 구매의 시기를 알아야 구매에 대한 계획을 수립할 수 있기 때문이다.

5. 구매 흐름 파악
각 구매품에 대한 구매 흐름 및 사용 양식들을 알고 싶다.
* 구매흐름도를 작성하여 각 활동 단계에 따라 입력과 출력에 대한 문서와 기록을 파악

6. 구매 성과지표
구매 활동을 통하여 반드시 목표를 살정하여 관리할 항목을 파악
* 구매금액, 납기율, 운임비용, 입고불량율 등

7. 구매 활동에 필요한 관련 문서 및 법규 파악
절차서, 지침서, 품질/환경/안전과 관련된 법적 규제치를 파악하고 싶다.
필요한 문서가 없으면 만들고 불필요한 구문서는 없애고 개정할 부분은 고치고 싶다.

* 구매 프로세스에 대한 분석
제일 약한 부분이 바로 이 부분인데 일을 파악하였으면 현재 구매 상황에 대하여
유지, 개선 등을 위한 검토 및 분석이 있어야 하는 데 구매 파악을 했다고 해 놓고서는
바로 이 부분에 대한 자료는 하나도 없고 모두가 주댕이로는 구매체계가 개판이라고 한다.

구매 프로세스를 파악하고자 하는 이유는 현재의 구매활동보다 더욱 더 개선할 사항을 찾아서
시스템 개선을 해야하는데 목적이 있어야 하는 데 그 어떤 한 놈년들도 ISO, TS 한다고 해놓고
다양한 프로세스를 파악했다고 해놓고 무엇이 문제이고 무엇을 개선할 것인지에 대한
시스템 개선계획서는 한 번도 보지도 못했고 이렇게 생각을 한 것도 보지도 듣지도 못했다.

그래서 반야 이르기를
에라이 쓰레기시스템을 만드는 인간쓰레기들아! 욕을 하는 것이다.

ISO 요구사항을 속이고, 사장을 속이고, 심사원을 속이고, 무엇보다도 자기자신을 속이고
그러다가 지옥가기가 드렵다면 당장 쓰레기 작업에서 손을 떼고 두 눈을 똑바로 뜨고
아주 냉철한 생각을 가지고 ISO 요구사항을 바라다보고 시스템을 수립하기를 바라는 것이다.

잠깐 살다가는 인생에서 쓰레기 시스템 만드느라 얼마나 고생을 하였는지 몰라도
자신의 어리석음에 대한 원망의 대상은 심사원도, 지도원도 아닌 바로 자신일 뿐이다.

앞으로는 알차고 보람찬 인생을 엮어 나가는 일은 자기가 하는 일에 대하여
하늘을 우러러 쪽팔림이 없도록 현재 하고 하는 일에 대하여 효과적이고 효율적인 성과를
이루었다는 자료를 만들어 기업의 영원한 발전에 초석이 되도록 노력할 것을 부탁한다.

현재 자기가 받는 월급의 최소한 3배의 이익을 만들어내야 밥도둑놈 소리는 안 듣는다.

출처 : 할미꽃당신

글쓴이 : 반야般惹서생 원글보기

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