시스템 - 업무분장

총정리 기초3 - 업무분장

기업이 조직을 만들고 나면 반드시 첫 번째로 해야할 것이 있는 데 업무분장이다.
각 조직별로 무엇을 해야할 것인지 정하는 것이 업무분장이라는 것인데
한국식 업무분장은 당연히 항상 얼렁뚱땅 말만 그럴싸하게 만들어 놓고 있다.

이름은 업무분장인데 업무가 엉망진창 자기 마음대로 아무데나 누워있다.
<3정5S>라는 것이 꼭 현장 작업자들의 현장 청소만을 의미하는 것이 아니다.

반야 소견으로는 <3정5S>는 사무실 업무부터 전개되어야 한다고 주장을 한다.
현재 하고 있는 업무들을 다시 한 번 "정리, 정돈, 청소, 청결, 습관화"하기 위하여
<정해진 업무를 계획된 정량만큼 정해진 시간>내에 해야 하는 것이 무엇보다도 중요하다고 생각한다.

업무분장을 해야 하는 것은 우리가 흔히들 입에 올리는 시스템의 첫 출발점이기 때문이다.
업무분장 없이는 그 어떤 것도 시스템으로서는 성립되지 아니하며 설령 그 누군가가 업무분장 없이도
시스템을 수립하였다고 자랑한다면 그 시스템은 시스템이 아닌 종이쓰레기에 지나지 않는다.

왜 이렇게 업무분장을 해야 하는 지 어느 누구나가 다 알고 있지만 이것을 시스템적으로 알지 못하니까
반야서생이라고 자칭하는 인간이 시스템적으로 설명을 하려는 것이다.

업무에도 크기가 있고 전후가 있으며 상하가 있다는 것이다.
그래서 이러한 복잡하고 다양한 업무를 파악하여 분장을 하라는 것이다.

말로 하지 말고 문서로 만들어서 누가 보더라도 체계적으로 관리되고 있음을 자랑하라는 말이다.
꼭 일도 못하는 것들이 주댕이로 일을 하려고 하는데 말로 일하지 말고 문서로서 일을 하자는 것이다.

“이 놈의 회사는 도대체가 관리체제가 없다”느니
“정말 이 회사의 시스템은 문제가 많다”느니
“내가 말이야 공기업/대기업에서 일할 때 이런 식으로 일하면 관리자는 진작 짤린다”고 하면서
불평불만들은 엄청 있어도 겸손한 마음으로 파악된 업무에 대하여 문서를 만든 사람은 전혀 보지를 못했다.

일반적으로 업무분장을 할 때는 크게 3단계로 하는 것이 많으나 실제 활용할 양식과 연계하는 경우에는
대분류 / 중분류 / 소분류 / 세분류 / 세세분류(양식) 등 5단계 까지 나눌 수도 있다.

<예> 자료실 업무분장표 참조

반야의 업무분장표는 일반적으로 작성하는 것과 달리 업무를 인수인계할 수 있도록
최소 업무 단위인 양식에 대하여 관리주기, 승인자를 명시하여 활용할 수 있기를 권장한 것이다.

반야의 경험에 의하면 지금까지 자기 업무 분장을 제대로 할 수 있는 사람 제대로 보지를 못했다.
이 업무분장이 안 되면 책임과 권한, 업무흐름도 등을 파악하기가 어려운데 어떻게 시스템을
구축했다고 하는 지 신기할 뿐이다.

그래서 파악된 업무흐름도, 매뉴얼, 절차서, 업무분장표를 비교해서 문서심사를 하면
갑자기 "내가 왜 이런 쓰레기를 뒤적거려야 하는 지" 자조섞인 짜증이 샘솟아 났던 것이다.

첫 단추를 잘못 끼운 옷 차림은 반드시 다시 첫 단추부터 새롭게 끼워야만 하는 것이다.
걸레 빨라 행주 안 된다고 여러분들의 시스템을 반야의 시각으로 살펴보고 개선할 수 있게 되기를 바란다.

출처 : 할미꽃당신

글쓴이 : 반야般惹서생 원글보기

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