절차서 작성방법

절차서 대로 일을 하자고 하는 데, 절차서가 제대로 되어있지 않다.

절차의 목적이 무엇인지 물으면 1차 대답은 한다. 조금만 더 들어가면

묵묵부답이다.

 

절차서 대가리에 반드시 표를 만들어 골치아프게 운영하는 것은 아니며
또한 표지를 반드시 만들어야 하는 것이 아니다. 오히려 만들면 어렵고
말도 안되는 문서관리가 되기 쉽다.

 

왜 그런가.

우선은 프로세스의 정의가 부족해서 그러한 것 아닌가 한다.

프로세스를 이용해서 목적과 목적을 달성하기위한 개략적인 활동의 내용을 

제대로 정의 한다면 절차를 만들 수 있을 것아닌가 한다.

 

설비관리 프로세스와 절차가 있다.

대뜸 나오는게 설비구입부터....설비고장 시 대응방안으로해서 자주보전, 계획보전

그기에다 스페아 처리절차까지 다 한개의 프로세스와 절차 안에 넣어 놓았다.

 

"설비관리의 목적이 무엇입니까"

"도대체 이 절차의 목적은 좋은 설비를 구매하자고 하는 것입니까, 고장을 줄이자고

하는 것입니까"

프로세스와 절차의 숫자를 줄이다보니 그렇게 되었단다.....ㅠㅠ.....

왜 줄여야 하는 것인가....그것도 모르겠다.....

 

매뉴얼도 프로세스도 모두 중요하다..하지만 절차는 바로 업무처리의 기준이다.

따라서 정말 제대로 작성하면 좋겠다 

--절차서 작성을 위한 기준들--

 

(1) 적용범위
: 실제 품질시스템의 적용범위를 명확하게 파악하는 것이 중요하다.

(2) 목 적
: 화려한 미사여구 사용금지하고 왜 절차를 만들었는지 구체적으로 명시해야 한다.

정말로 중요하다. 모든 것은 여기서 부터 출발이라는 사고가 필요하다. 

(3) 용어의 정의
: 누구나 이해할 수 있는 용어를 명시하는 것이 아닌 종업원의 개념이 서로 상이한 기업 고유 용어 등 KS /ISO 등의 표준 규격의 용어를 서술한다.

(4) 책임과 권한
: 절차에 규정된 내용을 근거로 서술된 형태가 아닌 짧게 명시한다.
*업무분장표가 있으면 (4)항은 불필요하며 업무분장표가 없는 경우
필요하다.

예) 4.3 자재담당자의 책임과 권한

현재 1) 발주서를 작성하여 자재부서장의 검토를 받아 이사의 승인을 득한다.

☞ 1) 발주서 작성

(5) 절 차
: 누가, 어떤 근거로, 무엇을 작성 누구의 승인을 받고 어디로 통보한다.

 여기서 중요한 것은 정보전달의 명확성이다. 무엇을 누구에게 라고하는 개념이 

 정말 중요하다.  

(6) 품질기록 : 품질기록은 회사규모, 제품특성에 따라 차이가 있고   보관년한이 1년으로

 규정될 경우 보존년한만 명시하고 보존년한은고객의 하자기간, 법적규제, 내부요구 사항에

 의거 설정한다. 

(7) 관련 절차/기준(문서) : 절차서 내에서 명시된 관련 절차만 나열한다.

예)구매절차에서 "자재입고시 수입검사규정에 따라"라고 명시된 경우
    관련절차/기준 : 수입검사규정

** 관련문서라고 씰데없이 아무꺼나 나열하지 말자. 정말로 업무와 연결되는 것만

   나열하자.

(8) 시행일자 : 승인일자가 1998.6.1일 때
:1998. 6.15일 부로 시행한다로 명시하는 것이 바람직하다.

** 상기 작성 순서를 기존 사규처럼 "제1조 총칙 제2조 목적~"등으로
명시할 수 있다.
절차서는 신입사원 또는 경력사원에 대한 사내 법규 교육교재로 활용하면 바람직하다.

절차는 업무 순서에 따라 양식을 나열하면 간단하다.
절차서는 어떤놈도 대신 만들어 줄 수 없다.

매뉴얼이 방향이라면 프로세스는 목적달성을 위한 행위의 순서이고

절차서는 그행위를 6하원칙에 따라 구체화 시켜가는 것이다.
즉 구체적인 숫자를 규정하여만 활용할 수 있는 절차가 되는 것이다.

예) 매뉴얼 " 대표이사는 년 1회 이상 경영검토를 해야한다".
절차서 " 경영자는 매년 품질시스템 실행 결과를 다음연도 1월에
임원회의를 개최하여 경영검토를 실시한다"