문제의 정량화가 중요하다

업체를 방문하다 보면 어디든문제가 많다는 말을 한다, 특히 우리직원들의 의식에 문제가 많다는 것이다. 실제로 진단을 해보면 각 업무별로 업무도 복잡할 뿐만 아니라 업무에 대한 현재 상황이 문제가 많은 것을 알 수 있다.

 

여기서 중요한 것이 바로 이 “업무의 문제점”이라는 것이다.

"문제가 많다”라는 말을 하는데 이렇게 말하는 사람은 품질관리자라고 말 할 수없다.

 

품질관리는 제일 앞에서 사람관리라고 하였고 두 번째는 3S라 말을 하였고,

지금부터는 품질관리는 정량화(계량치와 계수치)관리라고 이야기 하겠습니다.

 

“문제가 매우 많다” 이것은 정량화(숫자)가 아닌 정성화된 표현으로서 관리를 하고자 하는 사람은 모든 것이 정량화가 아닌 정성화된 표현을 하면 “난 관리자가 아니다. 난 관리가 개판이다”라는 의미로서 자기 스스로 얼굴에 가래침을 뱉는 사람들인 것이다.

 

품질관리를 하려면 아니 모든 관리자들은 “문제가 많다, 적다”라는 표현을 사용하는 것이 아니고 목표 또는 기준이 얼마인데 현재 수준 또는 상황이 얼마이다”라고 말을 해야 하는 것이다.

 

<사례>

바보 : 우리 회사는 문제가 정말 많습니다.

COUN : 무슨 문제가요?

 

바보 : 한 두 개가 아니라 전부 다 문제입니다.

COUN : 그래도 한 두 개만 말씀해주세요.

 

바보 : 불량도 많고 사람도 품질의식이 낮고

COUN : 그럼 각 제품별, 각 공정별 불량 기준은 얼마이고 현재 불량 수준을 알 수 있나요?

 

바보 : 아직 그렇게 세부적으로는 자료가 없는데요.

COUN : 그런데 방금 전까지는 저에게 “우리 회사 전부 다 문제가 있다”라고 말씀하셨잖아요.

 

바보 : 그냥 전반적으로 그렇다는 것입니다.

COUN : 그럼 사람들 품질의식이 낮다는 데 구체적으로 어떤 품질에 대한 의식이 낮은 것인가요?

 

바보 : 자기 할 일 똑바로 못하고 작업자는 불량이나 내고 있고 관리자는 자기만 바쁘다고 하고.

COUN : 그럼 품질의식이 낮은 것인가요? 우리 회사에서 추구하는 품질은 어떤 품질이 있습니까?

 

바보 : 그런 것도 있어야 하나요? 무슨 말인지 모르겠네요?

COUN : 방금 저에게 품질의식이 낮다고 하여 도대체 무슨 품질에 대한 의식이 낮은 것인지 제가 궁금하여 물어본 것인데 저에게 반문을 하면 저는 당연히 모르지요.

 

대부분 관리자들은 상기와 같은 대화를 나눈다.

 

관리자는 자기가 관리를 해야 할 업무가 있고 그 업무에 대한 관리기준, 관리방법, 관리주기가 무엇이고 현재 그 업무에 대한 방침, 목표, 계획이 어떤 것인데 현재 수준은 얼마 만큼이라는 것을 말로 하지 말고 문서로 대답을 해야 하는데 대부분은 말로 한다는 것이 문제인 것이다.

 

바로 위와 같은 이상한 관리자가 되지 않으려면

1, 품질시스템을 실행, 유지, 개선해야 하는 활동에 대한 것.

 

- 업무의 상태를 보면서 문제점을 알고 반드시 정량화를 한다.

  또한 문제점에 대한 정량화는 반드시 계량치과 계수치로 해야 한다.

 

“문제가 많다”가 아니라 “올해 제품에 대한 시간당 생산성이 123개인데 지난 3월말

평균 시간당 생산성은 98개로서 79.6%밖에 달성되지 못하여 저는 해고당할 위기에 있습니다“라고 말로 대답하는 것이 아니라 문서를 가지고 설명을 하는 것이다.

 

<정량화에 대한 예>

갑 : 우리 회사는 작년에 돈 많이 벌었다. 100만원.(작은 회사)

을 : 우리 회사는 작년에 적게 벌었는데. 5000만원.(큰 회사)

 

갑 : 우리 고향 집은  매우 크다. 250평(가난한 사람)

을 : 나는 고향 집이 크지 않은데. 4만평(부자인 사람)

 

정성화된 형태로 말을 하면 도대체 얼마나 많고 적은지를 알 수가 없지만

정량화된 형태로 말을 하면 누구나 이해할 수 있어 착각이라는 것이 없는 것이다.

 

이와 같이 품질시스템에 대한 실행은 현재 업무 상황에 대하여 좋은 지, 나쁜 지를

정량화(숫자)로 파악하는 것이 첫 번째다.

 

- 문제점을 정량화로 파악한 후에 왜 그런 것인지 원인을 분석하는 것이며

원인이 분석되고 나면 문제점이 발생되지 대책방안을 마련하여 목표를 설정하고 목표를 달성하기 위한 계획을 수립하고 품질시스템에 의하여 관리를 시작하는 것이다.

 

이것을 관리사이클 아주 쉽게 말하면 PDCA다.

P : PLAN - 계획

어떤 업무를 시작하기 위한 방침과 목표, 계획을 수립하는 행위

D : DO - 실행

수립된 시스템(규정, 지침, 표준 등)에 따라 일을 하는 행위

 

C : CHECK - 점검

일을 진행하고 있는 가운데 일이 정확하게 잘 되고 있는 지 점검, 검사, 평가, 검증하는 행위

 

A : ACTION - 조치

일의 진행 결과를 분석하여 문제점이 발생되면 원인을 분속하고 재발방지를 위한 조치를 하는 행위

 

이 PDCA를 관리사이클(CYCLE : 순환)이라고 하며 P->D-C->A-P->D->C->A....죽을 때까지

이 단계가 반복되는 것이다.

 

그런데 일을 해 보면 처음부터 무조건 목표를 세우고 일을 하는 방법인 PDCA가 아닌

현재 업무를 파악하고 문제점을 발견하여 얼마나 문제점을 줄일 것인지 계획을 수립하는 CAPD로 접근이 필요하다.

 

업무 즉 일이라는 것은 시간이 지날수록 자꾸 문제점이 도출이 되고 이것을 개선하는 것이 시스템 개선이라고 하여 곧 기업이 발전되는 것을 의미하는 것이다.

 

 

시스템을 실행을 하게 되면 잘 된 시스템은 유지를 하는 것이고 잘못된 시스템을 개선하는 것이 바로 관리자가 해야 할 역할이며 관리자의 의무이자 책임인 것이므로 모든 관리자는 매일, 매주, 매월 최소 1건 이상 개선 활동을 하지 않으면 안된다. 왜냐하면 회사가 망하지 않을려면 말이다.

 

지금까지 이야기한 내용을 정리해보면

<1단계 - 제품의 품질 파악>

1. 자재의 품질

2. 장비의 품질

3. 지그/도구의 품질

4. 사람의 품질

5. 작업방법의 품질

 

<2단계 - 품질시스템 수립>

1. 업무파악

2. 업무 정리정돈 - 업무의 단순화

3. 업무의 문서화 - 업무분장표, 업무흐름도, 업무규정, 업무지침, 작업표준, 검사규격, 도면 등

4. 업무의 전문화 - ERP 프로그램, 회계프로그램, 고객관리 프로그램 등 다양한 업무 전산화

 

<3단계 - 품질시스템 실행>

1. 업무 파악

2. 문제점 파악 - 정량화 (숫자)

3. 문제점에 대한 원인분석 - 4M(별도 공부) 활용

4. 재발방지대책 - 6하원칙(5W1H) 활용

5. 방침 수립 - 실행가능하고 효과/효율이 높은 것만을 선정

6. 목표 설정 - 목표는 80~95% 가장 적절. 100% 넘는 목표 달성은 관리가 느슨함.

7. 업무추진계획 수립 - 6하원칙, 반드시 언제, 누가 그리고 비용(예산)을 포함

8. 실행 - 정해진 규정, 지침, 표준, 규격에 따라 실행

9. 실적 비교분석 - 정량화

10. 표준화 - 잘된 것은 문서 개정

11. 3항부터 다시 반복 - 문제점과 잘못된 것

 

이상으로 품질관리를 어떻게 잘 할 수 있을 것인가에 대하여 간략하게 이야기를 하였는데

이런 기본적인 개념을 이해하지 못하면 품질관리 아니 그냥 관리 자체가 안 되는 것입니다.

 

앞으로 훌륭한 관리자로 성장할 수 있기를 바라면서 이상 마칩니다.